Automatické párování plateb: faktura se označí jako zaplacená sama

Kontrola plateb patří k nejnudnější práci v kanceláři. Otevřít bankovnictví, projít výpis, dohledat variabilní symbol, najít fakturu a ručně ji označit jako zaplacenou. A když se na jednu platbu zapomene, odejde zákazníkovi upomínka, i když už dávno zaplatil.

Proto jsme do ServisFlow přidali modul Párování plateb.

Jak to funguje

Většina bank umí poslat e-mail o každé příchozí platbě. ServisFlow vaší firmě vygeneruje vlastní adresu pro tyto notifikace, vy ji jednou nastavíte v internetovém bankovnictví a od té chvíle se každá příchozí platba objeví v ServisFlow v sekci Přijaté platby – zpravidla do minuty.

1. Zákazník zaplatíNejčastěji QR kódem z faktury, s přesným variabilním symbolem i částkou.
2. Banka pošle e-mailNotifikace o příchozí platbě přijde na adresu vaší firmy v ServisFlow.
3. ServisFlow platbu najdePorovná ji s vystavenými fakturami podle variabilního symbolu a částky.
4. Faktura je zaplacenáS datem úhrady z banky a záznamem v historii změn.

Systém porovnává variabilní symbol a částku, která na faktuře zbývá uhradit – tedy po odečtení zaplacených záloh a dobropisů. Pokud faktura variabilní symbol nemá, použije se číslo faktury.

QR platba a párování si rozumí

Každá faktura ze ServisFlow má QR kód pro platbu podle českého standardu. Ten nese přesně ten variabilní symbol a tu částku, podle kterých se pak platba páruje. Zákazník, který zaplatí přes QR kód, tak nemůže udělat překlep – a platba se spáruje sama.

Automaticky, nebo jen návrh – rozhodujete vy

V nastavení si zvolíte jeden ze dvou režimů:

• Jen návrh – ServisFlow k platbě najde fakturu a vy ji napárujete jedním klikem.
• Automaticky – při jednoznačné shodě se faktura sama označí jako zaplacená.

I v automatickém režimu ale platí jednoduché pravidlo: když si systém není jistý, nechá rozhodnutí na vás. Raději platbu ukáže člověku, než aby omylem označil fakturu jako zaplacenou. Mezi platby K vyřízení proto spadne třeba platba s jinou částkou, než je na faktuře, nebo platba bez variabilního symbolu. ServisFlow k ní nabídne nejpravděpodobnější faktury, případně si vyhledáte jinou podle čísla, zákazníka nebo částky. Omyl jde kdykoliv vrátit tlačítkem Zrušit napárování.

Co se stane po zaplacení

• Faktura dostane stav zaplaceno s datem úhrady z bankovní notifikace.
• Změna se zapíše do historie, takže je vždy dohledatelné, kdo nebo co fakturu uhradilo.
• Zákazníkovi může automaticky odejít poděkování za platbu s potvrzením, že je doklad uhrazen.
• U zaplacené zálohové faktury vám ServisFlow připomene vystavit daňový doklad k přijaté platbě.
• Nahoře v Přijatých platbách vidíte aktuální zůstatek účtu podle posledních notifikací z banky.

Upomínky, které nechodí omylem

Součástí modulu jsou i automatické upomínky. Každé ráno ServisFlow zkontroluje faktury po splatnosti a pošle upomínku podle vašeho nastavení – kolik dní po splatnosti, jak často opakovat a kolikrát nejvýš. Pokud ale mezi přijatými platbami čeká nespárovaná platba se stejným variabilním symbolem nebo částkou, upomínka neodejde. Zákazník, který zaplatil, tak nedostane nepříjemný e-mail.

Bezpečnost na prvním místě

Platby přijímáme jen z ověřených e-mailů bank – kontrolujeme elektronický podpis odesílatele a každou novou banku musíte nejdřív schválit. Přeposlané e-maily se automaticky nepárují a původní text notifikace se po vyřízení platby po čase maže.

Podporované banky

Párování funguje s notifikacemi těchto bank: Raiffeisenbank, ČSOB, Komerční banka, Fio banka, Česká spořitelna, MONETA, mBank, Air Bank, UniCredit Bank a Creditas.

Jak začít

1. V ServisFlow otevřete Nastavení → Párování plateb a vygenerujte adresu pro notifikace banky.
2. V internetovém bankovnictví ji nastavte jako příjemce e-mailů o příchozích platbách (např. u Fio Nastavení → Zasílání informací o pohybech, u ČSOB Info 24, u KB Notifikace, u Raiffeisenbank Informuj mě).
3. Schvalte banku jako odesílatele a vyberte režim – Jen návrh, nebo Automaticky.

Chcete Párování plateb zapnout nebo si ho nejdřív prohlédnout? Napište nám na info@datahold.cz. Víc o fakturaci najdete na stránce Fakturace servisních zakázek.